Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 08.08.2022.
1. Rekisterinpitäjä
Voltti Management Oy
Lakkatie 2
20720 Turku
Y-tunnus 2896513-8
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kirsi Mylly
+358 50 532 1077
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- laki
- julkisen tehtävän hoitaminen, tai
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten. Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kysymyksessä olevaa käyttötarkoitusta vasten.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-yhteystietolomakkeella lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Google Forms ja muut Google-palvelut
Käytämme verkkosivustollamme upotettuja Google Forms -lomakkeita käyttäjien mielipiteiden, palautteen tai tietojen keräämiseen. Kun täytät ja lähetät nämä lomakkeet, kerätyt tiedot tallennetaan Google-palveluihin. Tämä tietojen keräys ja tallennus tapahtuu Googlen tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Google-palveluihin tallennetut tiedot sisältävät henkilötietoja, kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja mahdolliset muut lomakkeessa pyydetyt tiedot. Kerätyt tiedot ovat suojattu ja niitä käytetään vain lomakkeessa määriteltyyn tarkoitukseen, kuten palautteen keräämiseen, asiakaspalvelun parantamiseen tai tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen. Emme jaa näitä tietoja kolmansille osapuolille ilman suostumustasi.
Huomaa, että vaikka teemme parhaamme suojataksemme yksityisyyttäsi, Googlella on pääsy tähän tietoon. Suosittelemme, että tutustut Googlen tietosuojakäytäntöihin, jotta ymmärrät, miten Google käyttää ja suojaa keräämänsä tiedot.
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu, pyytää tietojen korjaamista tai poistamista tai rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä olosuhteissa. Voit myös kieltäytyä suostumuksesi käyttäämme tietojasi milloin tahansa. Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, ota yhteyttä meihin kirjallisesti.